第一部分：核心理念 - 为什么 OmniFocus 如此强大？

在开始操作之前，理解 OmniFocus 的设计哲学至关重要，它不仅仅是一个待办事项列表，而是一个“个人任务管理系统”。

其核心思想是 “捕获、组织、回顾、执行” 四步循环：

1. 捕获: 将你脑海中所有杂乱的点子、任务、承诺都一股脑地扔进 OmniFocus，不要思考，不要分类，只管记录,这是为了清空你的大脑。
2. 组织: 将捕获进来的任务进行整理、分类和规划，给任务添加标签（项目、标签、位置）、设置截止日期、安排到特定日期等。
3. 回顾: 定期（例如每天、每周）检查你的任务系统，确保所有事情都在掌控之中，系统是有效的,并根据实际情况调整计划。
4. 执行: 在当前情境下，只专注于最重要、最合适的任务，OmniFocus 会帮助你筛选出这些任务,让你高效地完成工作。

第二部分：界面初探 - 认识你的“指挥中心”

打开 OmniFocus，你会看到底部有五个主要标签,这是你日常工作的核心区域。

收件箱

• 作用： 你的“任务停车场”,所有新捕获的任务都会先出现在这里。
• 使用场景： 当你突然想到一个点子、老板给你布置了一个新任务、或者看到需要购买的东西时，第一时间扔进收件箱,之后你会有专门的时间来处理它。
• 操作： 点击底部的 号,快速添加任务到收件箱。

今日

• 作用： 你最重要的工作台,这里会显示所有需要在今天完成的任务。
• 如何构成：
  • 截止日期为今天 的任务。
  • 已安排在今天 的任务。
  • 任何被你手动拖到“视图 的任务。
  • 没有截止日期和安排日期，但被你标记为“ 的任务。
• 使用场景： 每天早上，打开这个视图,就是你今天的任务清单。

稍后

• 作用： 存放那些有计划，但今天不需要做的任务。
• 如何构成：
  • 有未来日期 的任务。
  • 被你安排在未来某天 的任务。
• 使用场景： 当你规划下周或下个月的工作时,可以在这里看到全局。

筛选器

• 作用： OmniFocus 的“超级搜索”,这是它的核心功能之一。
• 使用场景： 当你处于特定情境时，比如在办公室、在家、或者需要处理所有与“项目A”相关的任务时，使用筛选器可以快速找到所有符合条件的任务,隐藏掉不相关的。
• 常用筛选器：
  • 只显示带有特定标签（如 @办公室, @电脑）的任务。
  • 项目： 只显示某个特定项目下的任务。
  • 位置： 只显示与当前地理位置相关的任务（需要开启定位权限）。
  • 状态： 只显示已完成或未完成的任务。

番茄钟

• 作用： 内置的番茄工作法工具。
• 使用场景： 选择一个任务，启动番茄钟，专注工作25分钟，然后休息5分钟，帮助你保持专注,提高效率。

第三部分：核心操作 - 从零开始创建和管理任务

步骤 1：捕获任务

这是最简单的第一步。

• 点击 号

  
  （图片来源网络，侵删）
  • 点击屏幕底部的 号。
  • 输入任务名称，给客户王总回邮件”。
  • 点击 存储，任务会自动进入“收件箱”。

• 使用共享扩展

  • 在 Safari、邮件或其他 App 中，点击 分享 按钮。
  • 找到并点击 OmniFocus 图标。
  • 会自动填入，你只需稍作修改即可保存，这对于捕获网页链接、邮件内容非常方便。

步骤 2：组织任务

捕获只是第一步,组织才能让系统发挥作用。

• 创建项目

  • 什么是项目？ 一系列相关的、为了达成一个共同目标而执行的任务的集合。
  • “策划Q4产品发布会”、“准备年终总结”、“装修新房”。
  • 如何创建：
    1. 点击左上角的 三 形菜单，选择 项目。
    2. 点击右上角的 号，选择 新建项目。
    3. 输入项目名称，选择一个图标，然后点击 存储。

• 将任务从收件箱移到项目

  
  （图片来源网络，侵删）
  1. 进入“收件箱”，找到任务“给客户王总回邮件”。
  2. 向左滑动该任务，点击 移动。
  3. 选择你刚刚创建的项目，如“策划Q4产品发布会”，点击 存储。
  • 快捷操作： 你也可以直接在任务详情页，点击“项目”栏,然后选择或创建一个项目。

• 添加标签

  • 什么是标签？ 用于描述任务的上下文、情境或属性,它们是跨项目的。
  • @电脑、@办公室、@电话、@购物、高优先级。
  • 如何添加：
    1. 进入任务详情页。
    2. 点击 栏。
    3. 你可以创建新标签（如 @电话）,也可以选择已有的标签。
    4. 一个任务可以添加多个标签。

• 设置日期和提醒

  • 截止日期： 任务最晚必须完成的日期，OmniFocus 会在“视图中用红色标记出已过期的任务。
  • 安排日期： 你计划开始执行该任务的日期，任务会从“稍后”视图移动到“视图。
  • 提醒： 在特定时间或地点提醒你。
  • 如何设置：
    1. 在任务详情页，点击 日期 栏。
    2. 你可以分别设置 截止日期 和 安排日期。
    3. 点击 提醒，可以设置基于时间的提醒（如上午10点）或基于位置的提醒（如到达“公司”时）。

步骤 3：回顾与执行

• 每日回顾：

  • 每天早上，花5-10分钟打开 OmniFocus。
  • 查看“收件箱”,将新任务整理到对应的项目或添加标签。
  • 查看“视图，确认今天的任务是否合理，可以拖动任务来调整优先级，或者将一些任务推迟到“稍后”。

• 高效执行：

  • 使用“视图： 这是你的默认工作台，完成后,在任务前打勾。
  • 使用“筛选器”： 这是 OmniFocus 的精髓！
    • 情景： 你现在在电脑前。
    • 操作： 切换到“筛选器”标签，点击 号，选择 ，然后选择 @电脑。
    • 结果： 你只看到了所有需要用电脑才能完成的任务，无论它们属于哪个项目，其他所有任务都暂时“消失”了,让你能极度专注。

第四部分：进阶技巧 - 让 OmniFocus 更贴合你

自定义视角

“筛选器”虽然强大，但每次手动设置很麻烦。视角 可以保存你的筛选组合,一键切换。

• 如何创建：
  1. 在“筛选器”界面，点击右上角的 号。
  2. 给视角命名，如“在办公室工作”。
  3. 点击 显示，然后添加多个筛选条件， 包含 @办公室， 不包含 @外出。
  4. 存储，之后你就可以在底部标签栏旁的 视角 列表中一键切换了。

使用“预测”功能

在“或“稍后”视图顶部，有一个 预测 按钮，它会根据你的习惯,智能推荐今天可能需要完成的任务，

• 你每天早上都会查看的邮件。
• 你习惯在周一上午做的周报。
• 快到截止日期的任务。 这是一个非常贴心的功能,可以防止你遗漏重要事项。

**3. 使用“批处理”