OneDrive for Business 完整教程
本教程将分为以下几个部分,您可以根据自己的需求直接跳转到相应章节：
（图片来源网络，侵删）
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第一部分：什么是 OneDrive for Business？
- 它是什么？与个人版 OneDrive 的区别？
- 它的主要用途和优势
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第二部分：如何开始使用 OneDrive for Business？
- 访问方式（网页版和桌面版）
- 首次登录和界面概览
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- 上传和下载文件
- 创建、编辑和管理文件
- 文件和文件夹共享
- 同步文件到电脑 (Sync)
- 版本历史记录
- 恢复删除的文件
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（图片来源网络，侵删）- 实时协作编辑
- 共享文件夹与权限管理
- @ 提及功能
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- 如何高效组织文件？
- 如何管理存储空间？
- 安全性提示
第一部分：什么是 OneDrive for Business？
它是什么？
OneDrive for Business 是 Microsoft 365 (前身为 Office 365) 套件中的一个核心服务，它是一个个人云存储空间，主要用于存储、同步和共享您的工作文件，您可以把它想象成一个加密的、与您工作账户绑定的“U盘”,但它功能强大得多。
与个人版 OneDrive 的主要区别
| 特性 | OneDrive for Business | 个人版 OneDrive |
|---|---|---|
| 所有权 | 文件属于公司，您离职时，公司管理员可以访问和管理您的文件。 | 文件属于您个人。 |
| 存储空间 | 由公司统一管理和分配，通常为 1TB 或更多。 | 由个人免费或付费订阅决定（通常为 5GB 免费）。 |
| 集成环境 | 深度集成于 Microsoft 365 生态，如 Teams, SharePoint, Outlook 等。 | 主要面向个人用户，与 Microsoft 生态集成较浅。 |
| 管理控制 | 公司 IT 管理员可以设置策略，如设备访问、数据丢失防护等。 | 无管理员控制，完全由个人设置。 |
| 主要用途 | 工作协作、文件共享、版本控制、符合公司安全规范。 | 个人备份、文件同步、家庭照片分享等。 |
主要用途和优势
- 随时随地访问：只要有网络，就能通过浏览器或手机 App 访问你的工作文件。
- 文件同步：将 OneDrive 文件夹同步到你的电脑，像操作本地文件一样方便,所有更改会自动云端备份。
- 安全可靠：文件在云端加密存储，并有多个副本,防止硬件损坏或丢失导致的数据丢失。
- 无缝协作：与同事同时编辑同一个 Word、Excel 或 PowerPoint 文档,实时看到对方的修改。
- 轻松共享：一键生成链接，将文件或文件夹分享给同事、客户或合作伙伴，并可以设置权限（可查看或可编辑）。
第二部分：如何开始使用 OneDrive for Business？
访问方式
- 网页版：
- 直接在浏览器中访问 https://onedrive.live.com。
- 使用你的公司或学校的工作账户登录（
yourname@company.com）。
- 桌面版（同步客户端）：
- 如果你的电脑已安装 Microsoft 365 套件，通常已自带 OneDrive 同步应用。
- 如果没有，可以从 Microsoft 官网 下载 "OneDrive" 同步应用。
- 移动版 App：
在手机的应用商店搜索 "OneDrive" 并安装，支持 iOS 和 Android。
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首次登录和界面概览
登录网页版后,你会看到一个简洁的界面：
- 左侧导航栏：
- 我的文件：你的个人 OneDrive 空间。
- 共享：别人分享给你的文件和文件夹。
- 回收站：存放你删除的文件（可在 30 天内恢复）。
- 最近：最近查看或编辑过的文件。
- 区：显示当前文件夹下的所有文件和子文件夹，像 Windows 资源管理器一样。
- 顶部功能区：包含“新建”、“上传”、“共享”等常用操作按钮。
第三部分：核心功能详解
上传和下载文件
- 上传：
- 点击网页顶部的 “上传” 按钮，选择“文件”或“文件夹”。
- 直接将文件从电脑桌面或文件夹拖拽到 OneDrive 网页窗口中。
- 在桌面版同步客户端中，直接将文件复制或粘贴到 OneDrive 文件夹里即可。
- 下载：
- 将鼠标悬停在文件上，点击出现的 “下载” 图标（向下箭头）。
- 可以选择下载单个文件，或勾选多个文件后点击 “下载” 进行打包下载。
创建、编辑和管理文件
- 创建文件：
- 点击 “新建” 按钮，可以选择创建 Word、Excel、PowerPoint、OneNote 文档或文件夹。
- 新建的文档会直接在浏览器中打开,你可以立即开始编辑。
- 编辑文件：
- 将鼠标悬停在文件上，点击 “打开” 或 “在浏览器中打开”。
- 文件将在 Microsoft 365 的在线编辑器中打开,你的所有更改都会自动保存。
- 管理文件：
- 重命名：右键点击文件，选择“重命名”。
- 移动：右键点击文件，选择“移动”,然后选择目标文件夹。
- 复制：右键点击文件，选择“复制”，然后在目标文件夹右键点击“粘贴”。
- 删除：右键点击文件，选择“删除”，文件会被移到“回收站”。
文件和文件夹共享
这是 OneDrive 最强大的功能之一。
- 分享单个文件：
- 右键点击要分享的文件，选择 “共享”。
- 在弹出的窗口中,你可以输入同事的邮箱地址来邀请他们。
- 更推荐的方式：点击 “复制链接”,这会生成一个可以直接访问的网页链接。
- 设置权限：在链接生成后，点击 “任何拥有链接的人”，可以修改权限：
- 可查看：对方只能看,不能修改。
- 可编辑：对方可以查看和修改。
- 不设置权限：需要登录你的 Microsoft 365 账户才能访问。
- 分享文件夹：
- 操作与分享文件类似，右键点击文件夹选择“共享”。
- 分享文件夹时，你可以选择让收件人只查看该文件夹，还是可以查看、添加和删除该文件夹中的文件。
同步文件到电脑 (Sync)
这是实现无缝工作的关键。
- 在网页版 OneDrive 右上角，点击 “同步” 按钮（或齿轮图标中的“设置”->“同步和还原”）。
- 系统会提示你下载并安装 OneDesk 同步客户端。
- 安装后,登录你的工作账户。
- 你会看到一个 “OneDrive - [你的公司名称]” 的网络驱动器出现在你的“此电脑”或“我的电脑”中。
- 使用方法：只需将工作文件拖拽到这个 OneDrive 文件夹里，它就会自动上传到云端，你在任何地方对这个文件夹的修改,都会同步到云端和所有其他同步了该文件夹的设备上。
版本历史记录
担心同事改乱了文件？不用担心，OneDrive 会自动保存历史版本。
- 右键点击文件，选择 “版本历史记录”。
- 你会看到一个时间轴,列出了该文件的所有版本。
- 你可以查看每个版本的修改时间和修改者，并下载旧版本，或者将当前文件恢复到任何一个旧版本。
